Waarop moet je letten wanneer je een persbericht opstelt, of een persconferentie wil organiseren?
Wase Pers geeft u hierna een aantal tips.

---

Hoe een persconferentie organiseren?
Bedenk steeds vooraf of een persconferentie wel noodzakelijk is. Veel nieuws kan ook via een geschreven persbericht worden verspreid. Voor de journalisten betekent dit tijd en kosten gespaard. Het resultaat in de krant of weekblad blijft hetzelfde. Persconferenties waar het persbericht of de persnota gewoon wordt afgelezen, zijn vanzelfsprekend overbodig.

Persconferenties vinden bij voorkeur overdag plaats. Als je televisie wil bereiken, voor 15u. Kan dit niet, kies dan een moment ’s avonds tijdens de week tot 20 u. Persconferenties op zondag zijn uit de boze als ze geen brandend actueel thema behandelen.
De organisatoren van een persconferentie of -ontmoeting nodigen zelf de journalisten tijdig uit. Dit is niet de taak van de Wase Pers. Een handig middel is de perslijst op deze site.

Ten behoeve van de fotografen wordt gevraagd om op de uitnodiging voor de persconferentie het tijdstip van het fotomoment te specifiëren.

Hou er voor televisie ook rekening mee dat beeldmateriaal noodzakelijk is. Een persconferentie zelf is meestal weinig boeiende televisie. Een creatieve visualisatie van het onderwerp is dikwijls een pluspunt.

Het ogenblik van de persconferentie geldt altijd als embargo. Wordt het embargo verbroken en is de informatie al ergens te lezen, zien of horen, dan garanderen de journalisten niet dat ze nog komen opdagen.

Persbericht
Een goed persbericht is bondig en bevat altijd volgende gegevens: wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe. Deze gegevens staan best kort vermeld in de eerste alinea. In de verdere tekst kunnen deze gegevens verder worden uitgewerkt en aangevuld.

Uit ervaring kan worden gesteld dat persberichten langer dan drie pagina's doorlopende tekst niet meer worden gelezen. Daardoor vergroot de kans dat de journalist één facet van het volledige onderwerp bericht in plaats van de veel grotere boodschap. Wees dus altijd zo beknopt mogelijk.

Op een persbericht staan alle namen voluit.
Onderaan het persbericht staat best een contactpersoon vermeld die via telefoon of GSM bereikbaar is. Is er een fotomoment voorzien, zeg dan waar en wanneer dat plaatsvindt.

Persmap
Een persmap is een bundel nuttige informatie. Vooraan zit een persbericht zoals hierboven beschreven. Na het persbericht zit informatie die het persbericht aanvult. Bijvoorbeeld de teksten van speeches, de geschiedenis van een vereniging, een ledenlijst, een overzicht van de georganiseerde activiteiten, ...

Fotomateriaal is alleen noodzakelijk als het onderwerpen zijn die de persfotografen niet ter plaatse kunnen fotograferen.

E-mail is een handig middel voor persberichten of persmappen. Zorg wel dat de e-mails niet te veel ruimte innemen (niet meer dan 3 MB). Ook de mailbox van een journalist heeft grenzen.

Nog vragen?

Dan kan je daarmee terecht bij de voorzitter